Cara Reservasi dan Registrasi Siswa EMIS 4.0 ke Verval PD Kemenag

Pembaruan pada sistem pengelolaan data pendidikan Kementerian Agama (EMIS 4.0) menghadirkan fitur pendataan terintegrasi dengan portal Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD) milik Kemendikdasmen. Integrasi ini memanfaatkan sistem Sistem Pelayanan Lanjutan (SPL) agar seluruh siswa madrasah yang terdaftar di EMIS 4.0 memiliki Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) yang valid serta tercatat di basis data nasional.

Bagi operator madrasah atau staf lembaga, proses sinkronisasi ini tidak lagi berjalan otomatis secara langsung, melainkan membutuhkan tindakan manual berupa Reservasi-Registrasi pada setiap data peserta didik. Memahami alur kerja fitur baru ini serta cara menyelesaikannya sangat penting agar seluruh siswa madrasah terdata dengan benar di Verval PD.

Apa Itu Fitur Reservasi dan Registrasi Siswa di EMIS 4.0?

Fitur Reservasi dan Registrasi merupakan mekanisme penghubung (bridge) antara EMIS 4.0 dengan sistem Pusdatin Kemendikdasmen (Verval PD). Tujuan utama dari fitur ini adalah:

1. Memastikan Validitas NISN: Memeriksa apakah siswa sudah memiliki NISN aktif atau belum di tingkat nasional.

2. Mendaftarkan Siswa Baru ke Verval PD: Memasukkan data siswa yang baru masuk ke madrasah agar diterbitkan NISN atau ditarik riwayat pendidikannya.

3. Mencegah Duplikasi Data: Menghindari terjadinya NISN ganda atau status keaktifan ganda di dua satuan pendidikan yang berbeda.

Jika proses ini tidak dilakukan oleh operator madrasah, maka data siswa yang ada di EMIS 4.0 tidak akan mengalir (sync) ke daftar peserta didik di portal Verval PD.

Alur dan Syarat Sebelum Melakukan Registrasi Siswa

Sebelum mengeksekusi proses reservasi registrasi di aplikasi EMIS 4.0, operator lembaga perlu menyiapkan dan memastikan beberapa hal berikut:

• Akses Akun EMIS 4.0: Login menggunakan akun berwenang, seperti akun Staf Lembaga atau Operator Madrasah.

• Akses Portal Verval PD: Menyiapkan tab peramban terpisah untuk mengecek perubahan data di laman Verval PD (https://vervalpd.data.kemendikdasmen.go.id/)

• Ketersediaan Data Identitas Siswa: Memastikan data dasar seperti NIK, Nama Lengkap, Tempat Tanggal Lahir, serta Nama Ibu Kandung sudah diisi dengan benar sesuai dokumen kependudukan (KK/Akta).

Langkah-Langkah Reservasi dan Registrasi Siswa EMIS 4.0 ke Verval PD

Prosedur melakukan reservasi registrasi peserta didik di portal EMIS 4.0 dapat diikuti melalui langkah-langkah praktis berikut:

1. Masuk ke Dasbor EMIS 4.0

Buka peramban (browser) dan lakukan login ke akun EMIS 4.0 sebagai Staf Lembaga atau Operator.

2. Buka Daftar Peserta Didik

Pada menu navigasi di sebelah kiri:

• Pilih menu Siswa.

• Klik sub-menu Daftar Siswa.

3. Cek Status Reservasi Siswa

Pada tabel daftar siswa, perhatikan kolom Status Reservasi. Pada kolom ini terdapat beberapa keterangan status, seperti:

• Belum Teregistrasi: Data siswa berada di EMIS 4.0 tetapi belum dikirim ke SPL Verval PD.

• Gagal Registrasi: Proses pengiriman data mengalami penolakan dari sistem pusat.

• Teregistrasi: Data siswa sudah berhasil terhubung dan mengalir ke Verval PD.

4. Eksekusi Tindakan Registrasi

Untuk siswa yang berstatus Belum Teregistrasi:

• Geser ke kolom Aksi di sebelah kanan nama siswa yang bersangkutan.

• Klik tombol Aksi, kemudian pilih opsi Registrasi.

• Sistem akan menampilkan keterangan “Sistem sedang melakukan registrasi ke Kemendikdas”. Tunggu beberapa saat hingga proses validasi data selesai dijalankan oleh sistem backend.

5. Konfirmasi Notifikasi Berhasil

Jika proses sinkronisasi berhasil, layar akan menampilkan notifikasi pop-up:

“Registrasi dan reservasi peserta didik ke SPL berhasil.”

Klik tombol Tutup. Setelah itu, status pada kolom registrasi siswa tersebut akan berubah menjadi Teregistrasi.

Kendala yang Sering Terjadi dan Solusinya

Dalam praktik di lapangan, tidak semua proses registrasi siswa langsung berjalan lancar. Beberapa kendala dan pesan kesalahan yang sering ditemui meliputi:

1. Notifikasi “Siswa Sudah Aktif Terdaftar di Sekolah Lain”

Pesan kesalahan ini berbunyi:

“Siswa sudah aktif terdaftar di sekolah lain di sistem SPL, kemungkinan baru saja diproses operator lain. Silakan cari ulang data siswa.”

• Penyebab: Data siswa bersangkutan (baik yang sudah memiliki NISN maupun belum) masih tercatat aktif di jenjang/sekolah asal atau sedang diproses mutasi/keluar oleh operator sekolah terdahulu.

• Solusi:

  1. Koordinasikan dengan operator sekolah/madrasah asal siswa untuk memastikan bahwa siswa tersebut sudah diproses keluar (mutasi keluar) dari sistem Dapodik/EMIS sekolah lama.

  2. Pastikan surat keterangan pindah/lulus sudah diterbitkan secara resmi dari sekolah asal.

  3. Lakukan pencarian ulang data siswa atau ajukan tarik data melalui mekanisme mutasi siswa di portal resmi.

2. Proses Registrasi Memakan Waktu Lama (Mutar-mutar)

• Penyebab: Terjadinya antrean lalu lintas data (traffic) yang padat pada server integrasi SPL Kemenag dan Kemendikdasmen.

• Solusi: Hindari menutup peramban saat notifikasi pemrosesan sedang berlangsung. Jika sistem mengalami timeout, lakukan penyegaran (refresh) halaman dan ulangi langkah registrasi pada jam-jam tidak sibuk (seperti pagi atau malam hari).

Cara Memastikan Data Siswa Sudah Masuk ke Verval PD

Setelah notifikasi registrasi di EMIS 4.0 berhasil, operator perlu melakukan verifikasi ulang di portal Verval PD untuk memastikan data benar-benar sudah tersimpan:

1. Buka situs resmi Verval PD (vervalpd.data.kemdikbud.go.id).

2. Masuk menggunakan akun SSO SDM Data yang terdaftar.

3. Masuk ke menu Peserta Didik.

4. Klik tombol Refresh atau muat ulang halaman.

5. Periksa jumlah total siswa terdaftar. Siswa yang berhasil di-reservasi di EMIS 4.0 akan bertambah secara bertahap pada tabel peserta didik aktif Verval PD.

Kesimpulan

Fitur Reservasi dan Registrasi Siswa di EMIS 4.0 merupakan tahapan wajib yang harus dikerjakan oleh operator madrasah agar data seluruh peserta didik diakui secara nasional di Verval PD. Dengan melakukan registrasi satu per satu pada menu Daftar Siswa, data peserta didik akan terhubung ke sistem SPL Kemendikdasmen. Apabila menemukan notifikasi siswa terdaftar di sekolah lain, segera lakukan koordinasi dengan sekolah asal untuk penyelesaian status keaktifannya.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah siswa yang tidak memiliki NISN bisa dilakukan reservasi registrasi di EMIS 4.0?

Bisa. Siswa baru yang belum memiliki NISN tetap dapat diajukan proses registrasi melalui EMIS 4.0 ke sistem SPL agar nantinya diterbitkan NISN baru oleh Verval PD.

2. Mengapa siswa yang sudah di-registrasi di EMIS 4.0 belum langsung muncul di Verval PD?

Data memerlukan waktu pemrosesan (queue) di server antrean SPL. Operator dapat melakukan muat ulang (refresh) pada laman Verval PD secara berkala untuk melihat pembaruan data.

3. Apa yang harus dilakukan jika status registrasi siswa di EMIS 4.0 menunjukkan “Gagal Registrasi”?

Periksa kembali kelengkapan identitas siswa seperti NIK, Nama, Tanggal Lahir, dan Nama Ibu Kandung pada menu Ubah Data Siswa di EMIS 4.0, lalu coba lakukan proses registrasi ulang.