Panduan Cara Update dan Pengajuan Sarpras Dapodik 2027, Syarat, Alur, Dokumen, dan Solusi Kendala

Mekanisme pengelolaan data sarana dan prasarana (sarpras) pada aplikasi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) versi 2027 mengalami perubahan signifikan dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya. Pada versi terbaru ini, proses penambahan, perbaikan, maupun penghapusan data sarpras tidak lagi dapat dilakukan secara langsung di dalam aplikasi Dapodik lokal. Seluruh penguncian menu sarpras pada sistem lokal mengharuskan operator sekolah dialihkan ke portal manajemen resmi pusat.

Perubahan alur ini bertujuan untuk meningkatkan validitas data fisik sekolah serta memastikan setiap pergeseran aset terverifikasi secara berjenjang oleh dinas pendidikan setempat dan Badan Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP). Pemahaman mengenai prosedur, kelengkapan berkas pendukung, serta mekanisme teknis di portal SP DataDik menjadi hal krusial agar pengajuan data sarpras dapat disetujui tanpa kendala.

Apa Perubahan Utama Pengelolaan Sarpras di Dapodik 2027?

Pada aplikasi Dapodik 2027, menu pengelolaan sarana dan prasarana lokal dalam status terkunci (read-only). Fitur untuk menambah ruang baru, mengubah dimensi luas tanah, memutakhirkan kondisi kerusakan bangunan, hingga menghapus data aset tidak lagi menyediakan tombol “Tambah” atau “Ubah” di tingkat aplikasi lokal.

Seluruh proses pembaruan data sarpras dialihkan secara terpusat melalui portal SP DataDik (sp.datadik.kemdikbud.go.id). Proses autentikasi untuk masuk ke dalam portal ini wajib menggunakan akun Kepala Sekolah, bukan akun operator sekolah biasa. Jika akun Kepala Sekolah masih menyatu dengan akun Dapodik atau belum aktif, sekolah perlu berkoordinasi dengan Admin Dinas Pendidikan setempat untuk melakukan penerbitan akun Kepala Sekolah yang terpisah.

Apa Saja Ruang Lingkup dan Jenis Pengajuan Sarpras?

Sistem pengajuan data sarpras pada portal SP DataDik membatasi cakupan objek yang dapat diajukan. Ruang lingkup pengajuan sarpras mencakup tiga objek utama:

1. Data Tanah (lahan milik atau pemanfaatan satuan pendidikan)

2. Data Bangunan (gedung atau struktur fisik yang berdiri di atas tanah)

3. Data Ruang (unit-unit ruangan seperti ruang kelas, laboratorium, ruang guru, atau toilet yang berada di dalam bangunan)

Adapun jenis pengajuan yang dapat dipilih untuk ketiga objek tersebut terbagi menjadi tiga kategori tindakan:

• Penambahan Data: Digunakan untuk memasukkan data aset baru yang belum pernah terdaftar pada basis data Dapodik.

• Perbaikan Data: Digunakan untuk memperbarui rincian informasi seperti perubahan luas, penyesuaian nama ruangan, alih fungsi ruangan, maupun pembaruan persentase tingkat kerusakan fisik (bobot kerusakan).

• Penghapusan Data: Digunakan untuk mengeluarkan data aset yang sudah tidak ada, mengalami pembongkaran, atau penataan ulang bangunan.

Dokumen Persyaratan Pengajuan Sarpras di SP DataDik

Setiap pengajuan pembaruan sarpras wajib melampirkan berkas bukti pendukung yang otentik. Ketentuan format dokumen yang diunggah harus dalam bentuk PDF dengan ukuran berkas maksimal 2 MB. Dokumen harus tercetak jelas, dapat dibaca, dan masih berlaku secara legal.

Kebutuhan dokumen bervariasi bergantung pada objek dan jenis pengajuan yang dipilih:

1. Persyaratan Pengajuan Data Tanah

• Penambahan Tanah Baru: Wajib mengunggah sertifikat tanah resmi, foto kondisi lahan, serta denah lokasi sekolah.

• Perbaikan Data Tanah: Cukup melampirkan Surat Keterangan dari Kepala Sekolah yang menjelaskan rincian perbaikan.

• Penghapusan Data Tanah: Cukup melampirkan Surat Keterangan dari Kepala Sekolah beserta alasan penghapusan.

2. Persyaratan Pengajuan Data Bangunan

• Penambahan Bangunan Baru: Wajib melampirkan foto fisik bangunan, denah sekolah, serta Surat Keputusan/Penetapan dari BPKAD (Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah) bagi sekolah negeri, atau Surat Keterangan Yayasan bagi sekolah swasta.

• Perbaikan Data Bangunan: Cukup melampirkan Surat Keterangan dari Kepala Sekolah yang ditandatangani dan dibubuhi stempel resmi.

• Penghapusan Data Bangunan: Wajib melampirkan Surat BPKAD (untuk sekolah negeri) / Surat Yayasan (untuk sekolah swasta) serta Surat Keterangan dari Kepala Sekolah.

3. Persyaratan Pengajuan Data Ruang

• Penambahan Ruang Baru: Wajib mengunggah foto bangunan tempat ruang berada serta Surat dari BPKAD atau Yayasan. Penambahan ruang baru juga mensyaratkan tersedianya lahan/bangunan induk yang memadai pada data sistem.

• Perbaikan Data Ruang (Kondisi/Persentase Kerusakan/Dimensi/Alih Fungsi): Cukup mengunggah Surat Keterangan dari Kepala Sekolah.

• Penghapusan Data Ruang: Cukup melampirkan Surat Keterangan dari Kepala Sekolah.

Bagaimana Langkah dan Alur Pengajuan Sarpras di SP DataDik?

Proses pengajuan sarpras disarankan dilakukan secara kolektif atau sekaligus dalam satu draf pengajuan agar alur verifikasi berjalan efisien. Berikut adalah langkah-langkah pengajuannya:

1. Login Portal: Akses laman resmi sp.datadik.kemdikbud.go.id menggunakan akun Kepala Sekolah.

2. Membuat Pengajuan Baru: Masuk ke menu Sarpras, lalu buat draf pengajuan baru dengan memberikan judul pengajuan (misal: Update Sarpras Dapodik 2027).

3. Memilih Objek & Jenis Perubahan: Tentukan objek yang akan diubah (Tanpa, Bangunan, atau Ruang). Pilih unit spesifik (contoh: Ruang Kelas 1) dan masukkan data pembaruan seperti estimasi bobot persentase kerusakan atau luas ruangan.

4. Mengunggah Dokumen Pendukung: Masuk ke Rincian Detail Pengajuan, lalu unggah berkas PDF pendukung (seperti Surat Keterangan Kepala Sekolah atau Surat BPKAD) pada kolom yang tersedia.

5. Pemeriksaan dan Pengiriman: Periksa kembali seluruh data. Apabila sudah sesuai, tekan tombol Kirim Pengajuan agar draf diteruskan ke sistem verifikasi.

Bagaimana Alur Verifikasi dan Penerapan Data ke Dapodik Lokal?

Setelah pengajuan dikirimkan melalui SP DataDik, berkas tidak langsung masuk ke dalam aplikasi Dapodik lokal di sekolah. Sistem menerapkan mekanisme verifikasi berjenjang:

1. Tahap Verifikasi: Pengajuan akan diteliti oleh Admin Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota/Provinsi dan petugas BPMP. Proses verifikasi ini memerlukan waktu berkala hingga persetujuan diterbitkan.

2. Batasan Pengajuan Baru: Satuan pendidikan tidak diperkenankan membuat draf pengajuan baru selama pengajuan sebelumnya masih berstatus Diproses atau Diajukan. Pengajuan baru hanya bisa dibuat apabila status pengajuan sebelumnya telah memiliki ketetapan akhir (Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan).

3. Penerapan Data ke Lokal: Apabila status pengajuan telah dinyatakan Disetujui, perubahan data tidak otomatis muncul di aplikasi lokal. Operator sekolah wajib membuka aplikasi Dapodik lokal dan melakukan proses Tarik Data. Setelah proses tarik data berhasil, lakukan validasi ulang pada menu sarpras untuk memastikan peringatan (warning) atau kesalahan data telah terbarui.

Kendala Umum dan Cara Mengatasinya

Dalam pelaksanaan pembaruan data sarpras Dapodik 2027, terdapat beberapa kendala teknis serta administratif yang sering dihadapi oleh operator sekolah:

1. Error “API NOT RESPONDING” atau Gagal Menyimpan

Masalah ini umumnya disebabkan oleh kepadatan lalu lintas server pada portal SP DataDik atau koneksi internet yang tidak stabil. Solusi untuk masalah ini adalah melakukan penyegaran halaman (refresh browser), memastikan seluruh kolom formulir telah terisi lengkap tanpa ada yang terlewat, serta mengunggah berkas PDF sesuai batas ukuran (maksimal 2 MB). Jika masalah berlanjut, lakukan pengisian pada jam-jam tidak sibuk.

2. Pengajuan Ditolak oleh Verifikator (Dinas / BPMP)

Pengajuan dapat ditolak apabila dokumen yang dilampirkan tidak sesuai dengan jenis pengajuannya—misalnya mengunggah foto kondisi fisik alih-alih Surat Keterangan Kepala Sekolah untuk perbaikan kondisi ruang. Jika terjadi penolakan, langkah penyelesaiannya adalah membatalkan draf pengajuan yang ditolak, memperbaiki kelengkapan dokumen pendukung yang diminta, lalu membuat pengajuan ulang dari awal.

3. Cara Membatalkan atau Menghapus Draf Pengajuan

Selagi pengajuan belum dikirimkan ke dinas (masih berupa draf lokal di SP DataDik), data pengajuan dapat dihapus atau dibatalkan. Proses penghapusan draf wajib dilakukan secara hierarkis dari tingkat terbawah terlebih dahulu (menghapus entri rincian ruang/bangunan satu per satu), setelah rincian kosong, barulah judul utama draf pengajuan di bagian atas dapat dihapus.

4. Surat BPKAD untuk Sekolah Negeri dan Swasta

Surat BPKAD merupakan dokumen legalitas aset yang diterbitkan oleh Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah di tingkat Pemerintah Daerah. Untuk sekolah negeri, dokumen ini wajib dimohonkan melalui Dinas Pendidikan setempat. Sedangkan bagi sekolah swasta, kedudukan surat kepemilikan aset ini diwakili oleh Surat Keterangan Pengelolaan Aset dari pihak Yayasan penyelenggara pendidikan.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah update data sarpras di Dapodik 2027 memiliki batas waktu (deadline)? Tidak ada tenggat waktu khusus yang mengunci menu pengajuan sarpras di SP DataDik. Pengajuan dapat dilakukan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan pembaruan data sekolah. Namun, disarankan untuk segera menyelesaikan pengajuan apabila terdapat status warning atau invalid di aplikasi Dapodik lokal agar tidak mengganggu keabsahan data saat sinkronisasi.

2. Mengapa data sarpras di Dapodik lokal belum berubah padahal di SP DataDik sudah disetujui? Data yang telah disetujui oleh Dinas dan BPMP tidak terupdate secara otomatis ke aplikasi lokal. Sekolah harus melakukan prosedur Tarik Data pada aplikasi Dapodik lokal menggunakan koneksi internet yang stabil, lalu memeriksa kembali daftar menu sarpras.

3. Bagaimana jika sekolah ingin menambah ruangan baru tetapi tombol pengajuan tidak tersedia? Penambahan data ruang di SP DataDik mensyaratkan adanya data bangunan induk serta ketersediaan lahan tanah yang terdaftar pada sistem. Jika lahan atau bangunan belum terdaftar, sekolah harus mengajukan penambahan data tanah atau bangunan terlebih dahulu sebelum dapat menambahkan data ruang baru.