Solusi Gagal Verval Ijazah S1 di Info GTK, Panduan Upload Berkas Manual dan Verifikasi Dinas

Daftar Isi

1. Apa Penyebab Gagal Verval Ijazah S1 Secara Otomatis di Info GTK?
2. Siapa yang Perlu Melakukan Verval Ijazah dan Pihak yang Terlibat?
3. Kapan Metode Upload Berkas Manual Boleh Digunakan?
4. Syarat dan Ketentuan Upload Berkas Ijazah S1 di Info GTK
5. Panduan Langkah-Langkah Upload Berkas Ijazah S1 di Info GTK
   1. 1. Memastikan Keabsahan Data di Portal PISN / PDDikti
   2. 2. Masuk ke Menu Verval Ijazah Info GTK
   3. 3. Memilih Tombol “Unggah Berkas”
   4. 4. Melengkapi Identitas Sesuai Lembar Ijazah
   5. 5. Mengunggah File Scan Ijazah
   6. 6. Memeriksa Tampilan Gambar dan Menyimpan
6. Tahapan Verifikasi Setelah Upload Berkas: Harus Ke Mana?
   1. 1. Menghubungi Dinas Pendidikan Setempat
   2. 2. Pemrosesan Berkas oleh Admin SIMPTOM
   3. 3. Verifikasi Lanjutan untuk Seleksi PPG
7. Hal yang Perlu Diperhatikan dan Solusi Kendala
8. Kesimpulan
9. FAQ (Pertanyaan Umum)

Proses verifikasi dan validasi (verval) ijazah S1 di portal Info GTK merupakan tahapan penting yang wajib dilakukan oleh para guru dan tenaga kependidikan. Pendataan ijazah yang tervalidasi menjadi basis data utama untuk berbagai keperluan administratif, seperti pendaftaran Seleksi Pendidikan Profesi Guru (PPG), pencairan tunjangan, hingga pemutakhiran data kualifikasi di Dapodik.

Namun, tidak sedikit guru yang mendapati pemberitahuan kegagalan saat menekan tombol pemanggilan data otomatis (API) dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Sistem sering kali menampilkan pesan bahwa data tidak berhasil ditarik meskipun status kelulusan telah terdaftar secara sah di portal PISN (Penomoran Ijazah dan Sertifikat Profesi Nasional).

Apabila Anda menghadapi kendala teknis tersebut, pengajuan verifikasi dapat ditempuh melalui opsi unggah berkas ijazah secara manual. Artikel ini membahas penyebab terjadinya kegagalan narik data API, syarat dokumen, tahapan pengunggahan berkas di Info GTK, hingga proses pengesahan oleh Dinas Pendidikan setempat.

Apa Penyebab Gagal Verval Ijazah S1 Secara Otomatis di Info GTK?

Secara teknis, fitur verval ijazah di sistem Info GTK terintegrasi langsung melalui koneksi API (Application Programming Interface) dengan PDDikti. Pada kondisi normal, ketika guru memasukkan perguruan tinggi, program studi, NIM, dan nomor ijazah, sistem akan langsung mencocokkan data dan menampilkan konfirmasi validasi secara otomatis.

Akan tetapi, kegagalan penarikan data secara otomatis umumnya dipengaruhi oleh beberapa faktor berikut:

1. Gangguan Sistem/Koneksi Portal Pusat: Terjadinya kendala teknis pada peladen (server) Info GTK atau lalu lintas data pada API PDDikti yang sedang mengalami peningkatan pemrosesan data secara bersamaan.

2. Fungsi Navigasi Tautan Tidak Responsif: Pada beberapa kasus tampilan antarmuka, tombol pengecekan otomatis atau tautan pengecekan PISN mengalami kebuntuan (link error/blocked) sehingga perintah penarikan data gagal diproses oleh sistem.

3. Ketidaksesuaian Penulisan Data: Perbedaan penulisan identitas, seperti Nomor Induk Mahasiswa (NIM), nama program studi, atau nomor ijazah antara data yang diinput dengan data yang tercatat di portal perguruan tinggi.

Siapa yang Perlu Melakukan Verval Ijazah dan Pihak yang Terlibat?

Proses verifikasi ini ditujukan bagi seluruh Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK) terdaftar di Dapodik yang belum melengkapi verval ijazah S1/D4 atau yang perlu memperbarui kualifikasi pendidikannya.

Dalam alur ini, terdapat beberapa pihak yang memegang peranan penting:

• Guru / Pegawai yang Bersangkutan: Bertanggung jawab menyiapkan dokumen asli dan menginput data sesuai lembar fisik ijazah.

• Operator Sekolah (OPS): Mendampingi dan membantu memastikan akses akun Info GTK serta ketepatan pengisian data.

• Admin SIMPTOM / Bagian PTK Dinas Pendidikan: Bertindak sebagai verifikator manual di tingkat daerah untuk mengecek keabsahan berkas yang diunggah.

• BGP / BBGP (Balai Guru Penggerak): Melakukan verifikasi tingkat lanjut khusus untuk keperluan penetapan linieritas bidang pada seleksi PPG.

Kapan Metode Upload Berkas Manual Boleh Digunakan?

Berdasarkan ketentuan standar di portal Info GTK, metode verifikasi ijazah terbagi menjadi dua alur berdasarkan tahun kelulusan:

• Lulusan Tahun 2010 ke Atas (2010–2026): Sangat disarankan menggunakan sistem narik data otomatis (API PDDikti).

• Lulusan Tahun 2010 ke Bawah (2009 dan Sebelumnya): Diarahkan menggunakan jalur unggah berkas manual.

Namun, jika guru lulusan tahun 2010 ke atas mengalami kegagalan berulang saat penarikan data otomatis akibat kendala sistem pusat, sedangkan pemutakhiran data ijazah bersifat mendesak, opsi unggah berkas manual dapat dijadikan solusi alternatif utama.

Syarat dan Ketentuan Upload Berkas Ijazah S1 di Info GTK

Proses verval manual membutuhkan ketelitian tinggi karena dokumen yang diunggah akan diverifikasi secara langsung oleh manusia (admin Dinas Pendidikan). Berkas yang tidak terbaca atau data yang tidak cocok akan menyebabkan pengajuan ditolak.

Berikut adalah persyaratan dokumen dan format file yang wajib dipenuhi:

Parameter Ketentuan	Syarat & Ketentuan Teknis
Bentuk Berkas	Hasil pemindaian (scan) ijazah asli menggunakan mesin scanner (bukan foto kamera HP atau camscanner).
Format File	Gambar berformat .jpg, .jpeg, atau .png.
Ukuran File	Maksimal 500 KB (file di atas 500 KB atau berformat PDF tidak akan terunggah).
Kejelasan Visual	Tulisan, nomor ijazah, stempel, dan tanda tangan harus terlihat terang serta tidak buram saat di-zoom.
Kesesuaian Data	Nama perguruan tinggi, nama prodi, dan konsentrasi wajib sama persis dengan yang tertulis pada ijazah.

Panduan Langkah-Langkah Upload Berkas Ijazah S1 di Info GTK

Jika penarikan data otomatis menampilkan notifikasi “Maaf, data tidak berhasil ditarik PDDikti”, ikuti tata cara pengunggahan berkas manual berikut:

1. Memastikan Keabsahan Data di Portal PISN / PDDikti

Sebelum mengunggah berkas, buka portal resmi Penomoran Ijazah dan Sertifikat Profesi Nasional (PISN) atau PDDikti. Masukkan nama perguruan tinggi, program studi, dan NIM untuk memastikan bahwa status kelulusan Anda sudah resmi terdaftar.

2. Masuk ke Menu Verval Ijazah Info GTK

Login ke portal Info GTK menggunakan akun GTK yang telah terverifikasi. Pilih menu Verval Ijazah, lalu masukkan data dasar seperti Nama Perguruan Tinggi (pastikan memilih dari daftar drop-down hingga muncul kode kampus), Program Studi, dan Nomor Ijazah.

3. Memilih Tombol “Unggah Berkas”

Apabila setelah mengeklik tombol Cek Data Ijazah sistem tetap gagal menampilkan hasil, klik tombol Unggah Berkas yang tersedia pada kotak pemberitahuan.

4. Melengkapi Identitas Sesuai Lembar Ijazah

Isikan seluruh kolom data secara teliti. Pastikan penulisan nama perguruan tinggi, jenjang, program studi, hingga konsentrasi tidak tertukar. Perlu diingat bahwa nama program studi tidak sama dengan nama konsentrasi.

5. Mengunggah File Scan Ijazah

Pilih file hasil scan ijazah S1 berformat JPG/PNG (ukuran di bawah 500 KB). Setelah file terpilih, klik opsi Validasi Gambar.

6. Memeriksa Tampilan Gambar dan Menyimpan

Sistem akan menampilkan pratinjau gambar. Gunakan fitur zoom in atau zoom out untuk memastikan identitas ijazah dapat dibaca dengan jelas oleh tim verifikator. Jika seluruh poin kesesuaian dari jenjang hingga nomor ijazah telah diperiksa, klik tombol Simpan.

Tahapan Verifikasi Setelah Upload Berkas: Harus Ke Mana?

Berbeda dengan sistem verifikasi API yang selesai secara instan, pemrosesan verval melalui jalur upload berkas memerlukan pemeriksaan manual.

1. Menghubungi Dinas Pendidikan Setempat

Setelah status di Info GTK berubah menjadi Verval Melalui Berkas, guru atau operator sekolah disarankan mendatangi kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota/Provinsi setempat (sesuai kewenangan jenjang sekolah). Temui petugas di bagian PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan) atau Admin SIMPTOM.

2. Pemrosesan Berkas oleh Admin SIMPTOM

Petugas dinas akan membuka sistem verifikasi untuk mencocokkan dokumen ijazah yang diunggah dengan input data yang diajukan. Proses verifikasi fisik oleh dinas ini umumnya memakan waktu antara 1 hingga 10 hari kerja tergantung pada antrean pengajuan di daerah masing-masing.

3. Verifikasi Lanjutan untuk Seleksi PPG

Khusus bagi guru yang melakukan verval ijazah dalam rangka pendaftaran seleksi PPG, data yang telah disetujui oleh Dinas Pendidikan akan diteruskan ke tingkat Balai Guru Penggerak (BGP/BBGP). Tahapan lanjutan ini bertujuan memastikan linieritas antara bidang studi ijazah S1 dengan mata pelajaran seleksi yang dipilih.

Hal yang Perlu Diperhatikan dan Solusi Kendala

• Penyebab Utama Pengajuan Ditolak: Alasan paling sering dari penolakan verval manual adalah hasil scan ijazah yang gelap, terpotong, atau blur sehingga tidak dapat dibaca saat diperbesar (zoom). Pastikan resolusi scan berada pada tingkat kejernihan yang baik sebelum diunggah.

• Perbedaan Prodi dan Konsentrasi: Apabila di ijazah tertulis program studi beserta konsentrasi (misalnya: Pendidikan Ilmu Pengetahuan Alam konsentrasi Fisika), pastikan kolom nama program studi utama diisi dengan benar dan tidak menggantikannya secara sepihak dengan nama konsentrasi.

• Opsi Menunggu Pembenahan Sistem: Jika pengajuan bersifat tidak mendesak, guru juga dapat memilih untuk menunggu beberapa hari hingga jaringan integrasi API PDDikti ke Info GTK kembali stabil, sehingga proses verifikasi otomatis dapat dijalankan kembali tanpa harus mengunggah berkas.

Kesimpulan

Kegagalan penarikan data ijazah S1 secara otomatis di Info GTK umumnya disebabkan oleh gangguan teknis pada tautan integrasi API PDDikti. Solusi praktis bagi guru yang memerlukan pemutakhiran data secara cepat adalah dengan menggunakan menu Unggah Berkas.

Pastikan file ijazah berupa hasil scan resmi berformat JPG/PNG dengan ukuran di bawah 500 KB yang terbaca jelas. Setelah berhasil disimpan, koordinasikan pengajuan tersebut dengan Admin PTK/SIMPTOM di Dinas Pendidikan setempat agar berkas manual dapat segera diverifikasi dan disetujui.

FAQ (Pertanyaan Umum)

Apakah lulusan S1 tahun 2010 ke atas boleh menggunakan fitur unggah berkas?

Sistem Info GTK pada dasarnya menyarankan lulusan 2010 ke atas menggunakan verifikasi otomatis API. Namun, apabila sistem API mengalami gangguan teknis yang menyebabkan data gagal ditarik, opsi unggah berkas diperbolehkan sebagai jalur alternatif.

Berapa lama proses verifikasi verval ijazah via unggah berkas?

Lama pemrosesan bergantung pada keaktifan verifikator di Dinas Pendidikan setempat. Berdasarkan pengalaman pengguna, verifikasi manual dapat selesai dalam waktu 1 hingga 2 minggu setelah berkas diunggah dan dilaporkan ke dinas.

Mengapa file ijazah saya tidak bisa diunggah ke sistem?

Periksa kembali format dan ukuran file. Sistem hanya menerima file gambar (JPG, JPEG, PNG) dengan ukuran maksimal 500 KB. File berformat PDF atau ukuran di atas 500 KB otomatis akan ditolak oleh sistem.